Big 4-accountantsnetwerk

Voor een accountantsorganisatie hoort het bij het werk om te weten wat er speelt bij de ondernemingen die zij controleert. Een sanctievermelding, een handhavingsmaatregel of een fraudebeschuldiging bij een klant kan gevolgen hebben voor de cliëntacceptatie, de controleaanpak en de onafhankelijkheidsbeoordeling van de organisatie. Voor een wereldwijd netwerk dat duizenden ondernemingen controleert, is het een structurele uitdaging om dat beeld actueel te houden.

Deze klantcase beschrijft hoe de wereldwijde risicofunctie voor audit en assurance van een van de Big 4-netwerken sinds 2022 samenwerkt met Business Radar: van een gezamenlijk ontworpen monitoringplatform voor risk sensing-teams binnen de aangesloten kantoren tot een dagelijkse datafeed in de eigen systemen.

De uitdaging van de klant

Controleteams binnen een Big 4-netwerk werken voor klanten in tientallen landen. Informatie over die klanten verschijnt in lokale media, in veel talen en vaak onder de naam van een dochteronderneming in plaats van de beursgenoteerde moedermaatschappij. Handmatig zoeken en periodieke controles missen een deel daarvan en zijn niet schaalbaar binnen een netwerk van aangesloten kantoren die elk hun eigen klanten bedienen.

Het netwerk kent bovendien een specifieke structuur. Elk aangesloten kantoor is een zelfstandige juridische entiteit, terwijl het risicobeleid en de tooling wereldwijd worden gecoördineerd. Een oplossing moet daarom tegelijk werken voor een centraal risicoteam en voor lokale risk sensing-teams in zeer uiteenlopende markten.

De achtergrond van de sector

Toezichthouders en accountantstoezichthouders verwachten dat organisaties hun klanten kennen, niet alleen bij acceptatie maar gedurende de hele opdracht. Tegelijk blijft de hoeveelheid relevante informatie groeien, en een groot deel daarvan bereikt de jaarrekening nooit. Accountantsorganisaties verschuiven daarom van periodieke achtergrondcontroles naar continue monitoring van de ondernemingen die zij controleren.

De oplossing: één monitoringomgeving voor het hele netwerk

In 2022 koos de wereldwijde audit- en assurancefunctie van het netwerk voor Business Radar ter ondersteuning van risk sensing binnen de aangesloten kantoren. Business Radar richtte een eigen omgeving in met single sign-on, vooraf gevuld met alle organisaties van openbaar belang die binnen het netwerk worden gecontroleerd, plus ondernemingen die het cliëntacceptatieproces doorlopen. Aangesloten kantoren kunnen zelf andere entiteiten toevoegen die zij willen volgen.

Nieuws wordt gekoppeld aan de juiste entiteit en via de groepsstructuur doorgelinkt, zodat een artikel over een dochteronderneming terechtkomt bij het team dat de moedermaatschappij controleert. Risk sensing-teams in Europa, Azië, Afrika en Noord-Amerika gebruiken het platform voor monitoring van adverse media en voor compliancechecks tegen sanctielijsten en handhavingsmaatregelen. Sommige teams steunen vooral op de nieuwsmonitoring, andere vooral op de compliancechecks, die hun toegang geven tot sanctie- en handhavingsdata die ze elders niet hebben.

Samen met de gebruikers ontworpen

Het platform is vanaf het begin ontwikkeld samen met de mensen die ermee werken. In ontwerpsessies met de risk sensing-specialisten van het netwerk liepen beide teams scherm voor scherm door het dashboard, de bedrijfspagina's en de analytics, en spraken zij af wat accountants als eerste moeten zien. Feedback van aangesloten kantoren werd verzameld in één gedeelde lijst met prioriteiten en periodiek besproken. Op deze manier zijn bijna honderd punten vastgelegd, waarvan de meeste inmiddels zijn doorgevoerd.

Dat werk leverde verschillende functies op. Dochterondernemingen worden automatisch meegenomen wanneer een groep wordt toegevoegd. Met binders kunnen gebruikers artikelen en aantekeningen over een klant verzamelen en delen met collega's binnen dezelfde opdracht. Compliancematches kunnen worden gemarkeerd als positief, false positive of geen risico, met een toelichting voor het dossier. Ondernemingen die nog niet in de database staan, worden automatisch onderzocht via Dun & Bradstreet. De interface is beschikbaar in meerdere talen voor aangesloten kantoren buiten het Engelse taalgebied, en de ideeën van het netwerk voor event timelines, waarin alle berichtgeving over één zich ontwikkelende zaak wordt gebundeld, vormen input voor de volgende stappen op de roadmap.

Gemeten in een gedeelde feedbackloop

Om te zien of de data goed genoeg waren voor hun onderzoek, legden de onderzoeksteams van het netwerk voor elke klant vast of Business Radar alles bevatte wat zij nodig hadden, en zo niet, wat ontbrak. De resultaten werden per maand gevolgd ten opzichte van de afgesproken doelen. Tussen juli 2023 en april 2024 verbeterde de dekking op elk gebied:

Elk gemist item ging terug het product in: bronnen werden toegevoegd of uitgesloten, classifiers werden hertraind en ontbrekende groepsstructuren werden gecorrigeerd met Dun & Bradstreet.

Van platform naar datafeed

In de loop van de tijd is de manier waarop het netwerk Business Radar gebruikt verschoven. Een deel van de data stroomt nu rechtstreeks het eigen AI-gedreven auditplatform van de organisatie in. Het netwerk downloadt de nieuwsdata van Business Radar dagelijks in bulk via de API, inclusief artikelsamenvattingen, en verwerkt die in de eigen systemen. In een test van de eigen risicoclassificatie werd die 25% nauwkeuriger door de classificatie te baseren op gerelateerde artikelen uit Business Radar.

Dat past in een bredere verschuiving: grote organisaties willen de data steeds vaker in hun eigen systemen in plaats van in nóg een platform, met één bron van waarheid voor elk team dat ermee werkt.

Implementatie en samenwerking

Samenwerken met een Big 4-netwerk brengt eisen met zich mee die verder gaan dan het product. Door de regels voor de onafhankelijkheid van accountants toetst de organisatie elke dienstverlener, inclusief de AI-modellen achter de dienst. Business Radar documenteert welke modellen voor welk onderdeel van de dienst worden gebruikt, zodat de organisatie die toetsing kan afronden.

De licentiestructuur is afgestemd op de structuur van het netwerk, zodat aangesloten kantoren de data onder één wereldwijde overeenkomst kunnen gebruiken. De ontwikkelaars van Business Radar hebben rechtstreeks samengewerkt met de technologieteams van de organisatie om de data eenvoudig te kunnen inlezen, en sessies met eindgebruikers in verschillende landen blijven input leveren voor de productroadmap.

Bredere relevantie

Voor accountantsorganisaties wordt monitoring van adverse media een doorlopende input voor risicobeslissingen over controleklanten in plaats van een eenmalige controle. Dat legt de lat hoger voor de data zelf: correcte entiteitsmatching, volledige groepsstructuren, duidelijke bronvermelding en gedocumenteerd gebruik van AI. Dat zijn dezelfde eisen die Business Radar ziet bij banken en verzekeraars, en ze bepalen steeds vaker of externe data überhaupt in interne systemen gebruikt kunnen worden.