Für eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gehört es zur Arbeit, zu wissen, was bei den geprüften Unternehmen geschieht. Eine Sanktionslistung, eine behördliche Maßnahme oder ein Betrugsvorwurf bei einem Mandanten kann die Mandatsannahme, den Prüfungsansatz und die Beurteilung der Unabhängigkeit beeinflussen. Für ein globales Netzwerk, das Tausende von Unternehmen prüft, ist es eine strukturelle Herausforderung, dieses Bild aktuell zu halten.
Diese Fallstudie beschreibt, wie die globale Risikofunktion für Audit und Assurance eines der Big-4-Netzwerke seit 2022 mit Business Radar zusammenarbeitet: von einer gemeinsam konzipierten Monitoring-Plattform für die Risk-Sensing-Teams der Mitgliedsfirmen bis hin zu einem täglichen Datenfeed in die eigenen Systeme.
Die Herausforderung des Kunden
Prüfungsteams in einem Big-4-Netzwerk arbeiten für Mandanten in Dutzenden von Ländern. Informationen über diese Mandanten erscheinen in lokalen Medien, in vielen Sprachen und häufig unter dem Namen einer Tochtergesellschaft statt unter dem der börsennotierten Muttergesellschaft. Manuelle Recherchen und periodische Prüfungen erfassen nur einen Teil davon und lassen sich nicht über ein Netzwerk von Mitgliedsfirmen skalieren, die jeweils eigene Mandanten betreuen.
Das Netzwerk hat zudem eine besondere Struktur. Jede Mitgliedsfirma ist eine eigenständige juristische Person, während Risikorichtlinien und Tools global koordiniert werden. Eine Lösung muss deshalb gleichzeitig für ein zentrales Risikoteam und für lokale Risk-Sensing-Teams in sehr unterschiedlichen Märkten funktionieren.
Der Hintergrund der Branche
Aufsichtsbehörden und Prüfungsaufsichtsstellen erwarten, dass Gesellschaften ihre Mandanten kennen, nicht nur bei der Mandatsannahme, sondern während des gesamten Auftrags. Gleichzeitig wächst das Volumen relevanter Informationen stetig, und vieles davon erreicht den Jahresabschluss nie. Prüfungsgesellschaften bewegen sich daher von periodischen Hintergrundprüfungen hin zu einem kontinuierlichen Monitoring der von ihnen geprüften Unternehmen.
Die Lösung: eine Monitoring-Umgebung für das gesamte Netzwerk
2022 wählte die globale Audit- und Assurance-Funktion des Netzwerks Business Radar, um das Risk Sensing in den Mitgliedsfirmen zu unterstützen. Business Radar richtete eine dedizierte Umgebung mit Single Sign-on ein, die bereits alle im Netzwerk geprüften Unternehmen von öffentlichem Interesse sowie Unternehmen im Mandatsannahmeprozess enthielt. Mitgliedsfirmen können weitere Unternehmen hinzufügen, die sie verfolgen möchten.
Nachrichten werden dem richtigen Unternehmen zugeordnet und über die Konzernstruktur verknüpft, sodass ein Artikel über eine Tochtergesellschaft das Team erreicht, das die Muttergesellschaft prüft. Risk-Sensing-Teams in Europa, Asien, Afrika und Nordamerika nutzen die Plattform für das adverse media-Monitoring sowie für Compliance-Prüfungen gegen Sanktionslisten und behördliche Maßnahmen. Manche Teams stützen sich vor allem auf das News-Monitoring, andere vor allem auf die Compliance-Prüfungen, die ihnen Zugang zu Sanktions- und Behördendaten verschaffen, die ihnen sonst nicht zur Verfügung stehen.
Gemeinsam mit den Nutzern konzipiert
Von Anfang an wurde die Plattform gemeinsam mit den Menschen entwickelt, die sie nutzen. In Design-Workshops mit den Risk-Sensing-Spezialisten des Netzwerks gingen beide Teams Dashboard, Unternehmensseiten und Analysen Bildschirm für Bildschirm durch und legten fest, was Prüferinnen und Prüfer zuerst sehen müssen. Rückmeldungen der Mitgliedsfirmen wurden in einer gemeinsamen Liste mit Prioritäten gesammelt und in regelmäßigen Sitzungen besprochen. Auf diese Weise wurden nahezu hundert Punkte erfasst, von denen die meisten umgesetzt wurden.
Aus dieser Arbeit sind mehrere Funktionen entstanden. Tochtergesellschaften werden automatisch einbezogen, wenn ein Konzern hinzugefügt wird. Mit Mappen können Nutzer Artikel und Notizen zu einem Mandanten sammeln und mit Kolleginnen und Kollegen im selben Auftrag teilen. Compliance-Treffer lassen sich als positiv, False Positive oder ohne Risiko kennzeichnen, mit einer Notiz für die Akte. Unternehmen, die noch nicht in der Datenbank enthalten sind, werden automatisch über Dun & Bradstreet recherchiert. Die Oberfläche ist in mehreren Sprachen für Mitgliedsfirmen außerhalb des englischsprachigen Raums verfügbar, und die Ideen des Netzwerks für Ereignis-Zeitleisten, die alle Berichte zu einem sich entwickelnden Sachverhalt bündeln, fließen in die nächsten Schritte der Roadmap ein.
Ein gemeinsamer Feedback-Kreislauf
Wie die Erkenntnisse der Research-Teams Monat für Monat in Produktverbesserungen überführt wurden
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Erfassung je Mandantenakte
Enthielt Business Radar alles, was die Recherche benötigte? Und wenn nicht: Was fehlte?
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Erfassen und priorisieren
Lücken und Anforderungen landen in einer gemeinsamen Liste und werden in regelmäßigen Sitzungen gemeinsam durchgesehen.
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Im Produkt beheben
Quellen hinzufügen oder ausschließen, Klassifikatoren neu trainieren, Konzernstrukturen mit Dun & Bradstreet korrigieren.
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Monatlich messen
Die Abdeckung je Bereich wird an den mit dem Netzwerk vereinbarten Zielwerten gemessen.
Nahezu hundert erfasste Punkte, die meisten davon umgesetzt
Gemessen in einem gemeinsamen Feedback-Kreislauf
Um zu prüfen, ob die Daten für ihre Recherche ausreichten, erfassten die Research-Teams des Netzwerks für jeden bearbeiteten Mandanten, ob Business Radar alles Benötigte enthielt, und falls nicht, was fehlte. Die Ergebnisse wurden monatlich an vereinbarten Zielwerten gemessen. Zwischen Juli 2023 und April 2024 verbesserte sich die Abdeckung in allen Bereichen:
Jeder fehlende Punkt floss zurück ins Produkt: Quellen wurden hinzugefügt oder ausgeschlossen, Klassifikatoren neu trainiert und fehlende Konzernstrukturen mit Dun & Bradstreet korrigiert.
Von der Plattform zum Datenfeed
Im Laufe der Zeit hat sich die Art verändert, wie das Netzwerk Business Radar nutzt. Ein Teil der Daten fließt heute direkt in die eigene KI-gestützte Prüfungsplattform der Gesellschaft. Täglich lädt das Netzwerk die Nachrichtendaten von Business Radar einschließlich Artikelzusammenfassungen per API als Massendownload herunter und verarbeitet sie in den eigenen Systemen. In einem Test der eigenen Risikoklassifizierung wurde diese um 25 % genauer, wenn sie auf passende Artikel aus Business Radar gestützt wurde.
Darin zeigt sich eine breitere Entwicklung: Große Organisationen wollen die Daten zunehmend in ihren eigenen Systemen statt in einer weiteren Plattform, mit einer einzigen verlässlichen Datenbasis für jedes Team, das sie benötigt.
Eine Datenebene, zwei Nutzungswege
Wie die Prüfungsmandanten des Netzwerks überwacht werden, von der Quelle bis zur Risikoentscheidung
Quellen
- Nachrichten in über 100 Sprachen, einschließlich lokaler Medien
- Sanktionslisten und behördliche Maßnahmen
- Unternehmens- und Konzerndaten von Dun & Bradstreet
Business Radar
- Ordnet jedes Signal dem richtigen Unternehmen zu
- Verknüpft es über die Konzernstruktur
- Klassifiziert Risiken und reduziert Rauschen
- Fasst jeden Artikel zusammen
- Plattform Risk-Sensing-Teams in den Mitgliedsfirmen Alerts, Compliance-Prüfungen, Mappen
- Datenfeed Die eigene KI-gestützte Prüfungsplattform der Gesellschaft Täglicher Massendownload über die API
Implementierung und Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit mit einem Big-4-Netzwerk bringt Anforderungen mit sich, die über das Produkt hinausgehen. Aufgrund der Regeln zur Unabhängigkeit des Prüfers überprüft die Gesellschaft jeden Dienstleister, einschließlich der im Hintergrund eingesetzten KI-Modelle. Business Radar dokumentiert, welche Modelle für welchen Teil des Service genutzt werden, sodass die Gesellschaft diese Prüfung abschließen kann.
Die Lizenzstruktur wurde an die Struktur des Netzwerks angepasst, sodass die Mitgliedsfirmen die Daten unter einer globalen Vereinbarung nutzen können. Die Entwickler von Business Radar haben direkt mit den Technologieteams der Gesellschaft zusammengearbeitet, damit sich die Daten leicht einbinden lassen, und Sitzungen mit Endnutzern in verschiedenen Ländern fließen weiterhin in die Produkt-Roadmap ein.
Breitere Relevanz
Für Prüfungsgesellschaften wird das adverse media-Monitoring zu einer laufenden Grundlage für Risikoentscheidungen zu Prüfungsmandanten statt zu einer einmaligen Prüfung. Das erhöht die Anforderungen an die Daten selbst: korrekte Zuordnung von Unternehmen, vollständige Konzernstrukturen, nachvollziehbare Quellen und dokumentierter KI-Einsatz. Es sind dieselben Anforderungen, die Business Radar bei Banken und Versicherern beobachtet, und sie entscheiden zunehmend darüber, ob externe Daten überhaupt in internen Systemen genutzt werden können.